L’ère de la facture papier touche bientôt à sa fin. La transition vers la facturation électronique constitue une étape incontournable pour les entreprises françaises, notamment celles soumises à la TVA. Pour vous aider à naviguer dans ce processus, nous avons compilé un guide pratique détaillé. Ce guide vous expliquera comment préparer votre entreprise à adopter la facturation électronique de manière méthodique.
Comprendre les exigences légales
Pour bien se préparer, découvrez les réglementations en vigueur. L’obligation de passer à la facturation électronique fait partie des efforts gouvernementaux visant à simplifier et à sécuriser les transactions entre entreprises. Le gouvernement et l’administration fiscale comptent sur cette mesure pour :
- réduire la fraude à l’impôt des sociétés
- générer des économies pour toutes les entreprises du pays
- permettre la modernisation de tout le process de facturation en simplifiant sa gestion et son pilotage et en réduisant les délais de paiement.
Délais et échéances importantes
Comme annoncé par l’État, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront adopter la facturation électronique d’ici quelques mois. Le nouveau calendrier de déploiement, défini par l’article 91 de la loi de Finances de 2024, tient compte de la taille de l’entreprise :
- 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire
- 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises.
Respecter ces délais s’avère essentiel pour éviter un redressement fiscal ou une difficulté administrative. Les micro-entreprises non assujettis à la TVA restent à l’écart de cette réforme.
Choisir les bons outils
Utiliser un logiciel de facturation adapté facilite grandement cette transition et garantit que vos nouvelles pratiques sont conformes aux exigences légales. Il existe plusieurs solutions logicielles qui peuvent répondre aux différents besoins des entreprises. Certaines offrent des fonctionnalités avancées comme l’intégration avec les systèmes existants, la gestion de la comptabilité, et même l’analyse financière. Les logiciels tout-en-un les plus avancés proposent les fonctionnalités suivantes :
- création, envoi et gestion des devis et des factures
- génération des factures aux formats qui répondent aux exigences de conformité de la DGFIP
- tenue comptable.
Former son équipe
La préparation technique ne suffit pas; il faut aussi former les employés. Une bonne formation garantit que tout le monde connaît les nouvelles procédures et sait comment utiliser les nouveaux outils mis à leur disposition.
Sessions de formation et documentation
Organisez des ateliers et des sessions de formation régulières pour habituer votre équipe à la nouvelle plateforme de facturation. Fournissez également des documents de support qui peuvent être consultés en cas de besoin.
- Sessions de formation initiale
- Documentation détaillée et guides d’utilisation
- Support continu et assistance technique.
Migrer les données existantes
Une fois les outils choisis et l’équipe formée, il est temps de migrer vos anciennes factures vers le nouveau système numérique. Cette étape doit être effectuée soigneusement pour éviter toute perte de données.
Étapes pour une migration informatique réussie
Commencez par faire un inventaire complet de toutes vos factures papier actuelles. Planifiez ensuite la numérisation et l’importation de ces documents dans votre nouveau logiciel de facturation électronique.
Mettre en place des processus internes
Afin de maintenir une efficacité optimale, établissez de nouveaux processus internes qui cadrent avec la facturation électronique. Cela inclut la définition de rôles spécifiques et la mise en place de protocoles de vérification.
Rôles spécifiques
Désignez des responsables au sein de l’équipe pour superviser les différentes étapes – de la génération de la facture jusqu’à son archivage électronique.
Protocoles de vérification
Implémentez des contrôles qualité afin de s’assurer que toutes les factures générées sont correctes et conformes aux régulations fiscales en vigueur.