Pour garantir la confidentialité des données à caractère personnel, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur en mai 2018, oblige les entreprises européennes à se conformer à ces nouvelles normes. Afin d’aider les organisations dans cette démarche, plusieurs solutions de logiciels de mise en conformité RGPD ont vu le jour, permettant une meilleure gestion des processus de traitement des données. Ces outils facilitent la tenue d’un registre de traitement des données, intègrent les données collectées via des formulaires externes et offrent une vue sur l’état du traitement des données tout en générant des Privacy Impact Assessment (PIA).
Comment fonctionne un logiciel de mise en conformité RGPD ?
Les solutions développées pour assurer la conformité au niveau RGPD présentent différents avantages aussi bien pour les petites que les grandes entreprises. Quelles sont donc les principales fonctionnalités proposées par ces logiciels et comment peuvent-elles optimiser votre stratégie de sécurité des données ?
Tenue d’un registre de traitement des données
L’une des obligations majeures imposées par le RGPD concerne la création et la tenue d’un registre de traitement des données à caractère personnel. Ce registre doit être mis à disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en cas de contrôle. Un logiciel de mise en conformité RGPD permet ainsi de centraliser et d’organiser ces informations, facilitant la gestion et le suivi des traitements.
Intégration des données collectées via des formulaires externes
La collecte de données à caractère personnel a lieu principalement à travers différents supports tels que les formulaires de contact, les enquêtes de satisfaction, l’inscription à une newsletter ou le remplissage d’une demande de contact sur Instagram. Les logiciels de mise en conformité RGPD sont conçus pour intégrer ces données collectées automatiquement, réduisant ainsi les risques d’erreurs humaines et de non-conformité dans leur traitement.
Vue sur l’état du traitement des données et génération de Privacy Impact Assessment
Une autre fonctionnalité importante offerte par ces solutions logicielles réside dans la possibilité d’avoir un aperçu global de l’état du traitement des données au sein de l’entreprise. Ce tableau de bord vous permet de surveiller l’évolution de la mise en conformité de vos processus, tout en identifiant rapidement les éventuelles failles de sécurité.
En outre, afin d’évaluer les risques potentiels liés au traitement de certaines données sensibles, il est impératif de réaliser des analyses d’impact sur la protection des données (AIPD) ou Privacy Impact Assessment (PIA). Les logiciels de mise en conformité RGPD proposent alors des fonctionnalités automatisées pour générer ces rapports, selon les critères définis par la CNIL.
Quels bénéfices apporte un logiciel de mise en conformité RGPD ?
Outre les fonctionnalités spécifiques mentionnées précédemment, l’utilisation d’un logiciel de mise en conformité RGPD permet également :
- D’optimiser le temps et les ressources : la gestion des données à caractère personnel peut s’avérer complexe et chronophage. Le recours à un logiciel dédié vous fait gagner du temps et facilite votre travail grâce à une interface intuitive et des services automatisés.
- D’améliorer la communication interne : en centralisant l’ensemble des informations relatives au traitement des données personnelles, ces solutions facilitent la collaboration entre les départements et garantissent une meilleure réactivité en cas d’incident ou d’audit.
- De garantir une veille réglementaire : avec l’évolution constante des normes liées à la protection des données, il permet de rester informé et à jour quant aux obligations légales. Les logiciels de mise en conformité RGPD assurent cette veille pour vous, afin de ne manquer aucune échéance ou mise à jour des règlements en vigueur.
- De renforcer la confiance auprès des clients : en assurant une gestion rigoureuse et transparente des données personnelles, vous démontrez votre engagement en faveur de la protection des données et inspirez ainsi confiance à vos clients et partenaires.
Comment choisir le meilleur logiciel de mise en conformité RGPD pour son entreprise ?
S’il existe de nombreuses solutions sur le marché, voici les critères pour sélectionner le logiciel de mise en conformité RGPD le plus adapté à vos besoins :
- La taille de votre entreprise : les solutions proposées varient selon le nombre d’utilisateurs et de traitements à gérer. Une entreprise de grande taille aura des besoins différents d’une TPE ou PME. Veillez donc à choisir un outil qui correspond à la structure de votre organisation.
- Les fonctionnalités offertes : privilégiez les logiciels proposant des fonctionnalités complètes, répondant aux exigences du RGPD tels que la tenue du registre, l’intégration des données collectées ou encore la génération de Privacy Impact Assessment.
- La simplicité d’utilisation : assurez-vous que l’interface du logiciel est ergonomique et intuitive, facilitant ainsi son adoption par vos équipes et limitant les erreurs humaines dans le traitement des données.
- Le support et l’accompagnement : optez pour une solution proposant un support client réactif et des ressources en ligne (tutoriels, webinaires, etc.) pour vous assister tout au long de votre démarche de mise en conformité.
Un logiciel de mise en conformité RGPD représente un atout indéniable pour les entreprises soucieuses de respecter leurs obligations en matière de protection des données personnelles.