Un système de gestion du flux de travail, souvent connu sous le nom de «système de gestion des tâches», est une sorte de logiciel de gestion des processus métier. Son objectif est de garantir que les données se déplacent rapidement, avec précision et instantanément entre les systèmes et les employés. De plus, une base de données des données de performance et des indicateurs de performance relatives au processus et à ses participants est développée.
De nombreux gestionnaires et propriétaires d’entreprise comptent sur des systèmes de gestion de flux de travail pour examiner les procédures existantes, esquisser des améliorations possibles, identifier les points faibles et réfléchir aux idées pour les flux de travail rationalisés .
Alors, qu’est-ce qu’un système de « flux de travail » exactement ?
La gestion des processus, également connue sous le nom de gestion du flux de travail, est une technique BPM (gestion des processus commerciaux) qui vise à analyser les processus en temps réel lorsqu’ils sont exécutés afin de comprendre comment ils fonctionnent et, à partir de là, d’identifier les goulots d’étranglement, les inefficacités, et d’autres opportunités d’amélioration afin de concevoir un nouveau processus plus efficace. Pour plus d’efficacité, choisissez un bon logiciel comme www.Qualios.com.
L’automatisation des procédures
En plus de remplacer le travail manuel par des tâches automatisées, la gestion du flux de travail devrait également faciliter la collecte, le stockage et l’analyse des données de performance en temps réel. Ils ne peuvent pas le faire en raison de la façon dont les processus sont souvent consultés. C’est pourquoi il est important de choisir un système de gestion de workflow qui vous permet d’automatiser les processus immédiatement sans nécessiter une nouvelle interface utilisateur si vous souhaitez profiter des avantages du logiciel de gestion des flux de travail.
Nous montrerons ensuite comment utiliser un flux de travail basé sur le cloud pour automatiser les processus. En plus de concevoir des processus, ce logiciel fournit une interface identique pour la configuration des automations en quelques clics de souris. BPM à faible code fait référence à une forme de logiciel de gestion de flux de travail qui est simple à apprendre et à implémenter en raison de son interface glisser-déposer.
Cependant, cela ne suffit pas
Il est crucial qu’un système de gestion du flux de travail permette l’automatisation des flux de travail afin de surveiller et de contrôler les processus. C’est-à-dire, rendre le flux d’informations automatique et rendre les données disponibles et évaluer son efficacité et son efficacité. Avec ces informations à portée de main, le gestionnaire peut affiner ses procédures de prise de décision, évaluer les risques impliqués et mettre en œuvre des modifications pour que les processus de l’entreprise soient mieux alignés sur ses objectifs, bénéficiant ainsi à ses clients finaux.
Le système de gestion du flux de travail en action
Heflo est un système rapide et facile pour gérer les flux de travail. L’objectif d’automatisation d’un processus est de le faire fonctionner sans intervention humaine. De cette façon, toutes les personnes impliquées dans le processus peuvent accéder aux tâches qu’ils doivent effectuer ainsi que les formulaires en ligne pour le faire. Apprenez les tenants et aboutissants de ce système de flux de travail basé sur le cloud dans ce guide détaillé.
Trouvez un processus modélisé similaire pour étudier étape par étape
Nous vous avons déjà montré comment le faire dans un post précédent, comme nous l’avons dit ci-dessus. Par conséquent, lancez un processus existant que vous avez créé et enregistré dans la bibliothèque de processus.
Configurez les responsabilités
Pour cela, les « Piscines » et des « lignes d’eau » seront utilisées. Elles définissent les équipes ou personnes qui effectuent certaines tâches dans le respect de la réglementation RGPD. Ensuite, remplissez le formulaire à l’écran pour spécifier « l’acteur » et « le type / nature de l’acteur ». La police sélectionnée dans ce cas disait « tout le monde ». Cela signifiait que n’importe qui pourra utiliser cette ligne d’eau.
Faites de même pour les Autres Lignes d’Eau du Processus, en définissant le nom de « L’Acteur » et Son « Type / Nature ». Voici un exemple de la façon de s’inscrire et d’inviter un individu spécifique, plutôt que de laisser l’enregistrement ouvert à quiconque.
Définition des formulaires
Sélectionnez une activité, puis cliquez et faites glisser l’icône de formulaire (située dans le coin supérieur gauche de la zone d’activité) sur le côté. Ensuite, choisissez l’icône du tableau en cliquant dessus. Pour développer, appuyez sur le signe plus (+).
Pour accéder à ces champs et les remplir avec les descriptions appropriées du formulaire, une nouvelle fenêtre s’ouvrira et vous devrez cliquer sur le bouton « Nouvelle propriété » à l’intérieur.
Veuillez continuer à modifier les champs de formulaire après confirmation. Comme les champs sont ajoutés dans la fenêtre « Créer un formulaire« , vous pouvez cliquer sur le formulaire résultant pour modifier ses propriétés, comme rendre certains champs obligatoires.
Vérification : une étape à ne pas oublier
Avant de terminer, vous pouvez vérifier que vos automatisations sont exactes et fonctionnent comme prévu. Cela peut être accompli en sélectionnant l’événement de déclenchement, en cliquant sur le bouton droit de la souris, puis en lançant un nouveau composant de test. En faisant cette étape, vous pouvez examiner à quel point votre processus est automatisé actuellement.